Trajetória da transformação digital

Passo 1 - Identificação dos serviços

O primeiro passo para o estabelecimento de uma estratégia de transformação digital é identificar o universo de serviços oferecidos. Quando o órgão ou governo não têm essa dimensão, isso pode ser foi feito a partir de um Censo de Serviços. No governo federal, foram identificados, inicialmente, cerca de 2,8 mil serviços prestados à sociedade pela administração direta, indireta e instituições federais de ensino. Nesse processo, foi definido um conceito unificado de serviço público, englobando as atividades do governo prestadas diretamente a usuários, por meio de uma transação individualizada.

Os serviços identificados no Censo foram agrupados no Portal de Serviços do Governo Federal e hoje estão no portal único gov.br. À época, cerca de um terço dos serviços eram totalmente digitais. Atualmente, 84% dos 3,3 mil serviços oferecidos já são.

Passo 2 - Definição de ferramentas

Com o Censo concluído, será possível perceber com mais clareza que, embora a abrangência dos serviços públicos seja ampla, seu fluxo é quase sempre bastante similar: o cidadão ou empresa faz um pedido à administração, que analisa e trata internamente, e devolve o resultado ao solicitante: seja uma autorização, um certificado, uma inscrição ou outro documento.

Assim, do ponto de vista tecnológico, as soluções de transformação digital podem ser similares, independentemente do assunto do serviço. A partir desta constatação, o Governo Federal, por exemplo, construiu 5 ferramentas que passaram a compor a Plataforma de Cidadania Digital:

• ferramenta de automação de fluxo, incluindo peticionamento eletrônico, acompanhamento e notificações;
• ferramenta de login único e autenticação;
• ferramenta de avaliação por parte do usuário;
• ferramenta de interoperabilidade de dados; e
• ferramenta de análise de dados.

Passo 3 - Mobilização e engajamento

A partir da construção e contratação das ferramentas da Plataforma de Cidadania Digital, o Governo Federal, por meio do Ministério da Economia, passou a oferecê-las, sem custo, aos diversos órgãos e entidades da administração federal, para que estes pudessem utilizá-las de forma a acelerar seus próprios esforços de transformação digital de serviços. O grande desafio posto nesta etapa é o convencimento dos órgãos.

No âmbito federal, a estratégia escolhida foi abordar os chamados “donos de serviço”, ou seja, as áreas de negócio que eram responsáveis diretamente pela prestação dos serviços – e que perceberiam diretamente os ganhos da transformação digital. Em 2018, quando esse passo foi dado, a meta era transformar 100 serviços, inclusive para testar, na prática, a eficácia da metodologia que se propunha a transformar um serviço em menos de 90 dias. O resultado foi um sucesso: aos poucos, os donos de serviço foram se engajando e o ano terminou com 109 serviços transformados digitalmente.

Passo 4 – Escalabilidade

Depois de a metodologia adota ser testada e ter sua eficácia avaliada, o próximo passo é acelerar a transformação digital. Com a confiança em sua metodologia, o Governo Federal, por exemplo, estabeleceu, no início de 2019, a ousada meta de transformar 1.000 serviços em 2 anos. Para isso, houve uma mudança na estratégia de engajamento: em vez de negociações individuais com cada dono de serviço, apostou-se em mobilizar, por inteiro, cada órgão ou entidade da administração, a fim de criar um plano de transformação digital com todos os serviços de um determinado setor de governo.

Surgiram assim os planos digitais temáticos, com duração de dois anos e o objetivo de coordenar ações de transformação digital que já estavam em curso nos órgãos/entidades. A fim de acelerar ainda mais o processo e não deixar serviços para trás, foi incluída aos planos a oferta complementar das ferramentas da Plataforma de Cidadania digital.

Passo 5 - Planos Digitais

A estratégia de transformação digital de serviços baseia-se na execução de planos digitais. No Governo Federal, o plano é pactuado pela Secretaria de Governo Digital do Ministério da Economia, pela Secretaria Especial de Modernização do Estado da Secretaria-Geral de Presidência da República e pela Secretaria Executiva de cada Ministério.

No plano, são listados (e revisados) todos os serviços do órgão (e, em muitos casos, de suas entidades vinculadas). A partir da aplicação de um diagnóstico, observam-se o nível de digitização de cada serviço e, no casos de serviços parcial ou totalmente não digitais, qual é a melhor forma de transformá-los rapidamente, elegendo uma das cinco esteiras de transformação: balcão digital, agendamento, fluxo de automação, fluxo com integração ou transformação com tecnologia própria. Cada plano digital traz, enfim, quantos serviços serão transformados, de que forma e em que período de tempo. O plano digital é publicizado e monitorado ao longo do período, a fim de acompanhar o atingimento das metas e promover ações de correção, caso seja necessário.

Desde janeiro de 2019, foram pactuados 91 planos (sendo 50 de Institutos Federais de Ensino Superior) 130 órgãos (contando com IFES) em diversas áreas temáticas.

Confira os Planos de Transformação Digital por área no gov.br

Para participar desse movimento e transformar os serviços prestados por seu órgão ou entidade, entre em contato com [email protected].

Para saber mais, acesse: gov.br